Planen ist wesentlich mehr als ein technisch-organisatorisches Vorgehen zur Realisierung eines Projekts. Ein wichtiger Teil der Arbeit an und in  einem Planungsprojekt liegt in einer umsichtigen Vorbereitung. Denn in der allerersten Phase der Ideensammlung und Konzepterstellung werden entscheidende Weichen insbesondere im Hinblick auf die Investitions- und Folgekosten gestellt. Dazu müssen wir Techniker dem Auftraggeber nicht nur genau zuhören, was er uns an objektiven Anforderungen stellt, sondern ihm helfen, jene Erwartungen offen zu legen, die ihm oft selbst nicht bewusst sind.

Studien und Konzepte im Vorfeld

Besteht erst eine vage Vorstellung von den Möglichkeiten und Wünschen und sind noch keine ausreichenden Entscheidungsgrundlagen über die weitere Vorgangsweise vorhanden, dann können Studien oder Konzepte gute Hilfen sein. Hier können Alternativen untersucht werden, etwa ob es langfristig ökologisch und ökonomisch günstiger kommt, eine vorhandene Heizungsanlage zu sanieren, auf einen später möglichen Fernwärmeanschluss zu warten oder  hauseigene Abwärme zu nutzen, für die ein höherer Investitionsaufwand zu erwarten wäre. Ein Konzept kann die Möglichkeiten bewerten und eine verlässliche Entscheidungshilfe sein, die Lösung zu wählen, die dem Auftraggeber den höchsten Nutzen bringt.

Erste Planungsphasen

Eine Planung geht nicht in einem Schritt vor sich, sondern in mehreren Phasen. Wenn die vom Auftraggeber gewünschten Vorgaben und Grundlagen bekannt sind , wird von der gewählten Anlage zuerst ein Vorentwurf erstellt und dieser im Entwurf weiter detailliert. Nach jeder Phase werden die Ergebnisse der Arbeiten dem Auftraggeber vorgelegt, der sie freigibt. Nach dem Entwurf liegen die wichtigsten Elemente der geplanten Anlage schon fest, die Schätzung der Investitions- und Folgekosten liefert schon sehr realistische Anhalte. In diesen ersten Planungsphasen, insbesondere im Vorentwurf, sind Anpassungen und Änderungen noch recht problemlos möglich.  Ein wichtiger Schritt ist sodann die Erstellung der Einreichplanung, die der Behörde vorgelegt wird.

Die Schritte bis zur Vergabe

Hat die Behörde die vorgesehene Anlage und deren Ausführung genehmigt, können die weiteren Planungsschritte folgen. Die Detailplanung legt bereits alle Komponenten der Anlage fest und ermittelt auch deren qualitativen und quantitaiven Rahmen. Diese Informationen werden in das Leistungsverzeichnis übernommen, in der die Anlage nach Gewerken dargestellt ist. Das Verzeichnis ist ein wichtiger Teil der Ausschreibungsunterlagen, die an die Bieter übersandt werden. Nach Einlagen der Angebote werden diese gesichtet und verglichen. Gegebenenfalls sind auch Alternativangebote zu berücksichtigen und zu bewerten. Im Anschluss daran werden mit den besten Bietern Vergabegespräche geführt und der Bestbieter mit der Ausführung der Anlage beauftragt.

Örtliche Bauaufsicht

Auf Grundlage der Projektpläne erstellt das ausführende Unternehmen die Montageplanung. Die Begleitung der Ausführung wird sinnvollerweise und im Regelfall dem Planer übertragen, da dieser aus den Planungsphasen mit dem Projekt in allen sinen Details vertraut ist. Die Qualität der Ausführung wird laufend erhoben, offenkundige Fehler können rasch beanstandet und korrigiert werden. Ist ein Abschnitt der Installationen oder Anlagen fertiggestellt, werden die Komponenten aufgemessen und in Plänen und Listen erfasst. Nach Meldung der Fertigstellung erfolgt die Abnahme als technischer Vorgang, in dem die Vollständigkeit der Leistung und deren Übereinstimmung mit den Vorgaben festgestellt wird. In der Übergabe und Übernahme  werden Mängel festgestellt und deren Behebungsfristen festgelegt sowie die Laufzeiten der Gewährleistung festgelegt. Auch Einschulungen in den Betrieb der Anlagen werden vorgenommen. Als Letzte Aufgabe wird noch die Abrechnung überprüft, korrigiert und freigegeben.

Nachbetreuung

Nicht nur zur Nachbesprechung nach Ablauf der Gewährleistungsfristen ist die örtliche Bauaufsicht noch einmal gefragt. Es hat sich als äußerst sinnvoll erwiesen, dem Auftraggeber, Bauherrn, Anlagenbetreiber oder Nutzer nach der Fertigstellung der Anlagen noch ein bis zwei Jahre für Auskünfte, Beratung und bei Problemen und deren Behebung zur Verfügung zu stehen. Derartige Leistungen können bereits im Auftrag an den Planer berücksichtigt werden. Ein wichtiger Aspekt dieser Betreuung besteht auch darin, die Hausverwaltungen darin zu unterstützen, geeignete Unternehmen für die Instandhaltung zu finden. In großen Institutionen oder in Spitälern und Industrieunternehmungen ist auch die Übergabe strukturierter Bestandsunterlagen und Vorgaben zum Anlagenbetrieb an das Facility Management von Bedeutung.