Eine der herausforderndsten Aufgaben fällt dem Haupt-Sachverständigen eines Zivilprozesses dann zu, wenn er im Zuge eines Verfahrens die Koordinierung komplexer Befundaufnahmen veranlassen und überwachen muss. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn im Rahmen eines Ortstermins mehrere Sachverständige mitsamt deren Hilfskräften innerhalb eines zeitlichen und örtlichen Rahmens ihre Arbeit erledigen müssen. Entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines solchen Anlasses ist eine lückenlose Kommunikation bereits früh genug im Vorfeld, ein wertvolles Hilfsmittel dazu ist der Vorhabensbericht.

Hohe Qualität sollte nicht nur ein alleiniges Kriterium für das Gutachten – also das Arbeitsergebnis – eines Sachverständigen sein, sondern sollte genauso auch für die gesamte Tätigkeit gelten, demnach nicht nur für das „Was“, sondern auch für das „Wie“. Gespräche mit Richterinnen und Richtern haben immer wieder bestätigt, dass gute Sachverständige daran zu erkennen sind, dass sie umsichtig agieren, will heißen, dass sie sich auch auf das Umfeld ihrer Tätigkeit einlassen und genau registrieren, was gerade benötigt wird. Sie handeln einfach dann, wenn es dem Verfahren und den damit befassten Personen in bestem Sinne dienlich ist.

Praxisbeispiel

„Grau, teurer Freund ist alle Theorie, und grün des Lebens goldner Baum“ ist ein bekanntes Zitat aus Goethes „Faust“, das auch hier gilt, denn am raschesten erklärt sich der Sinn eines Vorhabenberichts anhand eines Beispiels aus der Praxis. Nachfolgend sind deshalb die wesentlichen Bausteine eines solchen echten Vorhabenberichts dargestellt. Dieser wurde verfasst, weil es sich im Verlauf einer vorhergehenden Befundaufnahme ergeben hat, dass weitere und vertiefende Befundungen notwendig und von den Parteien auch gewünscht waren. Die verfahrens- und personenbezogenen Angaben im Berichtstext wurden natürlich entfernt.
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Ergeht per E-Mail an:

Gericht: …
(Bezeichnung des Gerichts, z.Hd. Frau/Herr Rat …, Adresse, E-Mail)

(für die nachfolgenden Personen oder Institutionen sind Name, Adresse, Mobilnummer zur raschen Erreichbarkeit sowie E-Mail-Adresse angegeben)

Klagevertreter: …

Beklagtenvertreter: …

Sachverständiger für Metallurgie: …

Sachverständiger für Elektrotechnik: …

Für Messungen beizuziehende Hilfskraft: …

Betrifft:

Rechtssache … gegen …, Gericht …,  Geschäftszahl …

Gegenstand:

Ergänzende Befundaufnahmen am … und am …
im Objekt …  am Schwimmbecken im Fitnessbereich

Beabsichtigte Vorhaben

In obiger Rechtssache wurde anlässlich des Ortstermins am … eine ergänzende Befundaufnahme vereinbart. Die beizuziehenden Sachverständigen und die Hilfskraft haben mir telefonisch ihre Teilnahme bestätigt. Nach telefonischer Mitteilung der Beklagtenvertretung vom … sind die Termine auch von Beklagtenseite fixiert.
Dieser Bericht über die zur Befundaufnahmen beabsichtigten Vorhaben ergeht an alle Beteiligten, damit sie die nötige Übersicht haben, ihren Einsatztermin und -zweck kennen und damit gute Koordination und ein reibungsloser Ablauf gegeben sind.

Termine und Tätigkeiten:

Montag, (Datum), Beginn 9:00 Uhr
Das Schwimmbecken wird entleert, was einen Zeitraum von voraussichtlich 2 bis 3 Stunden erfordern wird. In diesem Zeitraum erfolgt die Probenahme von Korrosionsprodukten zur Beweissicherung durch den Sachverständigen für Metallurgie. Die Korrosionsprodukte am Boden des Beckens dürfen nicht mit Luft in Berührung kommen.
Die Proben werden vorerst vom Sachverständigen für Metallurgie aufbewahrt für den Fall, dass zu einem späteren Zeitpunkt weitere Untersuchungen erforderlich sind. – Ich gehe davon aus, dass die Arbeiten bis spätestens 12:00 Uhr erledigt sein werden.

Dienstag, (Datum), Beginn 9:00 Uhr
Das Becken ist zur Gänze entleert. An diesem Tag erfolgt die Messung der Erdungswiderstände von metallischen Beckeneinbauteilen (Wand- und Bodendurchführungen) durch die Hilfskraft unter Aufsicht des Sachverständigen für Elektrotechnik, der auch das Protokoll führt.
Es ist wichtig, dass zumindest drei Bodendurchführungen (Einströmöffnungen) und wenn möglich eine der Wandöffnungen (Ansaugung für Gegenstrom-Schwimmanlage) freigelegt sind, was bedeutet, dass die Abdeckkappen und -gitter demontiert sein müssen.
Da diese notwendige Demontage fachgerecht und insbesondere unter sorgfältiger Bedachtnahme auf Schwimmbadfolie, Abdichtungen etc. erfolgen muss, ersuche ich auf diesem Weg die Hauseigentümer, dies durch das die Schwimmbadanlage betreuende Unternehmen zu veranlassen.
Während der Durchführung der Messungen muss der Zugang zum Technikraum gegeben sein. – Auch in diesem Fall gehe ich davon aus, dass die Arbeiten bis spätestens 12:00 Uhr erledigt sein werden.

Sonstiges:

Die Beauftragung der beiden Sachverständigen erfolgt durch das Gericht, die Hilfskraft wird von mir beauftragt.

Ich ersuche alle Beteiligten um Kenntnisnahme und entsprechende Veranlassung.

Weiters bitte ich im Fall von Unklarheiten rückzufragen.

(Gezeichnet …)

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