Ein Bericht ist zu schreiben. Der Auftraggeber und Empfänger bekommt damit wichtige Informationen. Er ist mit der behandelten Materie nicht vertraut, wird sich aber damit befassen müssen. Unweigerlich stellen sich einige Fragen: Wie kann ich den Bericht für ihn optimal gestalten? Was macht den anspruchsvollen Inhalt lesefreundlich? Wie wird komplexe Materie leicht erfassbar? Wie kann ich helfen, dass er die Ergebnisse schnell umsetzen kann? Wie sieht eine Präsentation des Berichts aus, wenn sie per E-Mail erfolgen muss? Wie, wenn sie persönlich erfolgen kann? Welche Fehler müssen insbesondere Techniker vermeiden?

Zur Beantwortung dieser Fragen wollen wir der Reihe nach vorgehen. Zuerst soll der Aufbau des Berichts besprochen werden, dann einige Empfehlungen zur leichten Lesbarkeit gegeben werden und zur Entflechtung komplexer Sachverhalte. Danach folgen einige Tipps zur Darstellung der Ergebnisse und zur Vermittlung der Dringlichkeit. Zuletzt seien einige Hinweise auf Vermeidung häufiger Fehler gegeben.

Der Aufbau des Berichts

Will man dem Leser unnötige Einstiegs-, Lese- und Verständnishürden ersparen, sollten in der Gestaltung und Gliederung einige wichtige Grundsätze stets beachtet werden.

Aufgabenstellung

Das erste Kapitel des Berichts sollen die Aufgabe und der Zweck des Berichts in klarer und einfacher Sprache darstellen und dies aus der Sicht und in der Sprache des Auftraggebers. Sehr oft handelt es sich um Fragen, auf die eine Antwort gesucht wird oder aber um die Beschreibung von Problemstellungen, zu deren Lösung Empfehlungen erwartet werden. Dabei ist zu beachten, dass der Auftraggeber in vielen Fällen nur unzureichend oder gar nicht in der Lage ist, die Aufgabenstellung und das Ziel des Berichts klar definiert anzugeben. Dann wird der Verfasser dies in Abstimmung mit dem Auftraggeber tun müssen.

Die Ergebnisse der Arbeit

Was, jetzt schon die Resultate zeigen? Ja, bereits im zweiten Kapitel sind die Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst dargestellt. Der Leser erfährt ohne Umschweife bereits zusammengefasst und etwas vereinfacht die wichtigsten Aussagen, ohne sich durch den Bericht „kämpfen“ zu müssen. Diese Art der Präsentation stammt aus dem Brauch von Geschäftsberichten, die bereits mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse beginnen. Ein „Executive Summary“ hilft dem Chef wertvolle Zeit zu sparen, mit den Details sollen sich dann die Mitarbeiter auseinandersetzen.

Grundlagen

Wie jedes Gutachten baut auch jeder Bericht auf Informationen auf, die entweder bereits zu Beginn der Arbeit zur Verfügung standen oder im Laufe der Bearbeitung gewonnen worden sind. Quellenangaben sollten nicht nur zu wichtigen Informationen verfügbar sein, sondern das Gebot der Sorgfalt zwingt dazu, auch eher unscheinbare oder scheinbar unwichtige Details zu erwähnen, kann man nie voraussagen kann, ob sie nicht doch an Bedeutung gewinnen werden. Nicht zu vergessen ist auch die Nennung von Beurteilungs- oder Entscheidungsgrundlagen wie Gesetze, Normen etc.

Befund, Erkenntnisse, Berechnungen etc.

Die nächsten Kapitel gehören der Darlegung der Arbeit und der Schilderung des Weges von der Fragestellung bis zur Aufbereitung und Verknüpfung aller Informationen so weit, dass im nächsten Schritt richtige Schlussfolgerungen gezogen werden können. Sind Berechnungen Teil der Arbeit, ist es empfehlenswert, Berechnungsgänge schriftlich zu schildern, unkommentierte, nicht nachvollziehbare Rechnungen sind zu vermeiden, ebenso die Angabe nicht nachprüfbarer Ergebnisse. Umfangreiche Berechnungen können im Anhang nochmals in Form etwa von Excel-Tabellen beigefügt werden, für alle jene, die Berechnungsgänge kompakt dargestellt bevorzugen.

Schlussfolgerungen, Ergebnisse

Sollten die Ergebnisse der Arbeit so umfangreich ausfallen, dass sie im zweiten Kapitel nicht ausreichend Platz finden, können sie in diesem letzten Kapitel dargestellt werden. Aber selbst dann, wenn das zweite Kapitel räumlich ausreichen würde, ist es sehr oft sinnvoll, dieses letzte Kapitel auszuführen, da es erfahrungsgemäß immer einige Details gibt, die zwar für das Ergebnis nicht entscheidend wichtig, jedoch für den Auftraggeber als Hintergrundinformation wertvoll sein können. Zudem lassen sich die Schlussfolgerungen durch einige ausführende oder erläuternde Sätze besser begründen oder verstärken.

Tipps zur leichten Lesbarkeit

Vermeidung von Experten-Kauderwelsch

Grundsätzlich ist jeglicher Fach-Jargon tabu. Desgleichen sollten Wortungetüme wie „Geberechensbehebungs-Bewertung“ vermieden werden, die an das Werk von Pseudo-Fachleuten gemahnen. Wer eine eher flache Kompetenz durch das Verpacken banaler Sachverhalte in wolkigen Begriffen aufzuhübschen bemüht ist, verspielt seine Glaubwürdigkeit. Wer noch dazu geschraubte Satzkonstruktionen verwendet und die in einer umständlichen, an das neunzehnte Jahrhundert erinnernden Sprache verpackt, hat seine Aufgabe missverstanden.

Hauptsätze, Hauptsätze

Es mag sein, dass Juristen Schachtelsätze lieben, manchmal sind sie auch lustig zu lesen, fast immer aber erfordern sie zum Verständnis viel Konzentration. In einem Bericht, der technische Fakten vermitteln will, sind nicht mehr zeitgemäß, sind doch allein schon die technischen Zusammenhänge sehr häufig kompliziert genug. Einfache Hauptsätze[IS1] haben Autorität, wecken Vertrauen und bringen dem Leser Klarheit. Auf bedeutungslose Füllwörter kann man getrost verzichten. Kürze hat Pfiff und Zeiten, in denen sich ein einzelner Satz über einen ganzen Abschnitt hinzog, dürfen getrost vorbei sein.

Ansprechende Gliederung

Die äußere Form des Berichts, das Schriftbild und insbesondere die Gliederung sollen auf den Leser einladend wirken und optisch ansprechend sein. Wer kämpft sich schon gerne durch absatzlose und ermüdende Bleiwüsten? Unsere Lesegewohnheiten haben sich in den letzten Jahrzehnten dramatisch gewandelt, rasches Erfassen und Verarbeiten von Informationen ist gefragt. Zwischentitel lockern den Text auf und erleichtern ein rasches Überfliegen zwecks Orientierung. Hervorhebungen durch Fettdruck oder kursive Schrift können ebenso hilfreich sein.

Die Präsentation des Berichts

Aus Gründen der Zeiteffizienz werden Berichte immer seltener in größerer Runde persönlich präsentiert. Zumeist ist die Geschäftsführung, ein Sparten- oder Abteilungsleiter erster Adressat. Der Empfänger muss den Inhalt rasch verstehen und aufbereiten können. Zumeist erfolgt die Übermittlung per E-Mail, zumindest im Vorfeld einer späteren persönlichen Präsentation durch den Verfasser. Nun kommt es darauf an, dass auch dieser Erstkontakt für den Empfänger interessant und angenehm empfunden wird.

Dazu empfiehlt es sich, bereits im persönlichen Begleit-E-Mail – also bevor der Empfänger den Bericht öffnet – die wichtigsten Ergebnisse in einer kurzen Stichwortliste anzuführen. Dazu lassen sich vielleicht noch ein oder zwei informelle Hintergrundinformationen weitergeben, die sich im eigentlichen Bericht nicht finden. Damit bekommt der Empfänger einen Wissensvorsprung, den er in der internen Präsentation bei Bedarf im positiven Sinne „ausspielen“ kann. Man will alles tun, damit der Empfänger Erfolg hat.

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