Ein potentieller Auftragnehmer zeigt Interesse an einer Zusammenarbeit, etwa weil er eine Planung oder eine Beratung braucht und vielleicht auch deshalb, weil er von anderer Seite empfohlen worden ist. Selbst hat der Interessent noch keine genaue Vorstellung von dem was er braucht oder was er überhaupt will. Aber er hat ein Problem, das gelöst werden muss. Wie geht nun ein Planer oder Berater – der ebenfalls an einer Zusammenarbeit interessiert ist – richtig vor, wenn er einerseits die Wünsche genau treffen will und andererseits seine Kompetenz darstellen soll, um den Auftrag unter Dach und Fach zu bringen?

Jeder wird natürlich auf seine eigenen Erfahrungen zurückgreifen. Aber wir können voneinander lernen. Hier seien sieben Schritte gezeigt, die zu guten Erfolgen führen können. Die Grundlage dafür stammt aus der Praxis und zwar aus der Beobachtung des eigenen Vorgehens und dem anderer.

Vorbereiten

Sehr oft übermittelt der Gesprächspartner schon vorab wichtige Unterlagen, damit man nicht ohne einen Mindest-Wissensstand in das erste Treffen geht. Dabei aber sollte man es nicht belassen. Das Internet bietet heutzutage viele Möglichkeiten, über die Personen, denen man begegnen wird und oft sogar schon über den Gesprächsgegenstand Informationen zu bekommen. Damit kann man sich auf mögliche Gesprächs- und Diskussionspunkte gut einstellen. Auch kann es von Nutzen sein, Unterlagen über Beispiele und Referenzen mitzubringen. Allerdings sollte man sich nicht mit gar zu viel Material belasten, weil wichtig ist, dass der Kopf frei ist für das, was kommt.

Zuhören

Es ist zumeist der Fall, dass ein künftiger Kunde sein Anliegen ausführlich darlegt. Wenn nach einer angenehmen Begrüßung und dem Austausch von Freundlichkeiten allmählich die Sache in den Mittelpunkt kommt, ist Aufmerksamkeit gefordert. Besonders Techniker haben die negative Gewohnheit, ungenügend zuzuhören, weil sie im Gedanken bereits mit Problemlösungen beschäftigt sind. Das hat zur Folge, dass dem Anbieter möglicherweise wichtige Informationen oder auch nur Nuancen der Kundenerwartung nicht ausreichend beachtet werden oder gar entgehen. Es erfordert daher entsprechende Disziplin, bei der Sache zu bleiben und konzentriert zuzuhören.

Fragen

Alles hat seinen Platz. Während der Zuhörphase wird man sich auf Verständnisfragen beschränken. Wenn der potentielle Kunde sein Herz ausgeschüttet und damit aus seiner Sicht alle Informationen weitergegeben hat, ist es an der Zeit, vertiefende Fragen zu stellen. Sie ermöglichen ein genaueres Bild auf das Problem, aber auch auf das Umfeld. Die Antworten dazu werden für ein detailliertes Angebot benötigt. Nicht übersehen darf man dabei, dass Qualität darin besteht, Forderungen und Erwartungen des Kunden punktgenau zu erfüllen. Das ist nur dann möglich, wenn man diese objektiven und subjektiven Merkmale kennt, nach denen der Kunde letztlich den Grad seiner Zufriedenheit feststellen wird.

Erläutern

Jetzt ist die Phase erreicht, in der der Kunde selbst gedanklich etwas zurücktritt und für fachliche Informationen empfänglich wird. Schließlich ist er auf Hilfe angewiesen und auf Ratschläge, wie in der Sache weiter vorzugehen ist Der Anbieter bekommt damit die Gelegenheit, seine Ideen und Ansätze zur Problemlösung vorzustellen. Er wird sich aber nur so weit mit Details befassen, als dies für den Interessenten nachvollziehbar und zum Verständnis erforderlich ist. Hier ist auch Raum zum Vorstellen von verschiedenen Lösungsansätzen und für Alternativen. Damit soll vermieden werden, dass man sich in einer zu frühen Phase auf einen einzigen Lösungsweg einengt.

Diskutieren

Sind von allen Beteiligten die erforderlichen Informationen eingebracht, kann offen – aber strukturiert – über die Möglichkeiten und Lösungsansätze diskutiert werden. Hier ist Raum für eine Abklärung von Interessen und Vorstellungen und für Verbesserungsvorschläge. Wenn sich ein Lösungsweg als besonders versprechend herauskristallisiert, müssen alle damit verbundenen Bedenken sorgfältig geprüft werden. Nicht beabsichtigte Ziele oder Lösungswege müssen ebenfalls auf den Tisch, um einvernehmlich ausgeschlossen zu werden. Zu klären ist auch, welche Personen oder Institutionen in die weiteren Aktivitäten einzubinden sind und wer welche Entscheidungen zu treffen hat.

Zusammenfassen

Zum Abschluss der Besprechung wird festgelegt, wer was zu tun hat und bis wann. Sehr oft wird die Erstellung eines Protokolls sinnvoll oder gar notwendig sein, insbesondere dann, wenn mehrere Personen oder Stellen in Organisationen von den Gesprächsergebnissen betroffen sind. Auch Datum, Ort und Gegenstand der nächsten Zusammenkünfte sind möglichst sofort festzulegen. Auch bietet sich die Gelegenheit, Adressen auszutauschen oder auf den letzten Stand zu bringen. Geschätzt werden auch letzte Tipps etwa zur Parkplatzsuche beim nächsten Mal oder zu Mitfahrgelegenheiten. Jetzt kann auch der richtige Moment sein, kleine Werbegeschenke zu übergeben.

Nachbereiten

Nachbereitung ist zumindest genauso wichtig wie Vorbereitung. Die erhaltenen Informationen müssen an involvierte Mitarbeiter oder an externe Kooperationspartner weitergegeben werden. Die zu treffenden Maßnahmen sind abzuklären und die notwendigen Veranlassungen sind zu treffen. Termine sind abzuklären und zu vereinbaren. Vielfach wird man feststellen können, dass – obwohl noch kein formaler Auftrag erteilt ist – zum potentiellen Auftraggeber bereits ein so gutes Vertrauensverhältnis besteht, dass man schon vor der Angebotserstellung so gut wie sicher erwarten darf, dass der erwartete Auftrag auch bald erteilt werden wird.

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Soweit die sieben Schritte zum Erfolg. Wir würden gerne von Ihnen hören, was Ihre Erfahrungen dazu sind. Schreiben Sie uns!