Papiere, Papiere, … Im Laufe der Bearbeitung eines Begutachtungsauftrages fallen viele Dokumente an, nicht nur in schriftlicher Form, sondern auch als Lichtbilder, Tonaufzeichnungen, E-Mails etc. Das erfordert die systematische Ordnung aller für die Gutachtenserstellung relevanten Unterlagen. Der Aufbau eines guten Systems zum Dokumentenmanagement mag mit einigem Aufwand verbunden sein, wer aber Zeitersparnis und vor allem Sicherheit einer durchgängigen Ordnung schätzen gelernt hat, wird es nicht mehr missen wollen! Das Seminar „Qualitätssicherheit für Sachverständige“ zeigt den richtigen Weg dorthin.
Den Auftrag als Projekt sehen
Dieser richtige Weg beginnt zuerst einmal damit, dass jeder Begutachtungsauftrag für sich als eigenständiges Projekt gesehen und auch abgewickelt wird. Das klingt jetzt vielleicht als ohnehin selbstverständlich, ist es aber nicht. Denn leider finden sich Teile eines Auftrags und damit wesentliche Informationen sehr oft über die Büro- oder Computerlandschaft eines Sachverständigenbüros verstreut und nicht an einem gemeinsamen Ort. Eine Projektsicht sollte hingegen in konsequenter Weise dazu führen, dass alle zum Projekt gehörenden Informationen dem Projekt auch räumlich zugeordnet sind und damit rasch aufgefunden werden können.
Forderungen an eine Dokumentation
Eine Dokumentation – egal ob physisch oder elektronisch – ist kein Selbstzweck, sondern hat strikt ihrer Aufgabe als Stütze der Arbeit des Sachverständigen zu dienen und daher folgenden Forderungen zu genügen:
- die Entstehung des Gutachtens und seine Ergebnisse müssen aus den Unterlagen heraus jederzeit nachvollziehbar sein
- die Gutachtensergebnisse müssen auf Grundlage der gut geordneten Dokumente leicht nachprüfbar sein
- die Herkunft von allen für die Auftragsabwicklung relevanten Dokumenten muss eindeutig und schnell zurückzuverfolgen sein
- im Zuge länger laufender Fälle müssen alle Unterlagen stets übersichtlich geordnet zur Hand und dadurch der Wissensstand rasch aufzufrischen sein und
- die Dokumentation muss ohne unnötigen Aufwand rasch archivierbar sein.
Was beim Aufbau der Dokumentation zu beachten ist
Zuallererst wichtig erscheint der Hinweis, dass auch eine noch so gute Dokumentation nie perfekt sein wird und auch gar nicht sein muss. Pedanterie im Sinne eines überzogenen Ordnungsstrebens hat hier keinen Platz – für den Erfolg entscheidend ist lediglich, dass die Dokumentation in allen Phasen des Begutachtungsauftrags hilfreich ist!
Für den nachhaltigen Nutzen entscheidend sind aber einige zentrale Maßnahmen, die vor dem Aufbau eines Systems zu beachten sind. Dazu gehört die Festlegung einer eindeutigen Projektkennzeichnung, am einfachsten etwa durch eine fortlaufende Nummerierung. Dadurch bekommt das Projekt seinen unverwechselbaren Platz in der Büroorganisation.
Eine weitere notwendige Maßnahme ist die Schaffung einer systematischen Kennzeichnung aller Unterlagen, die allen Dokumenten ihre unverwechselbare Zugehörigkeit zum Projekt sicherstellen. Der Sinn dahinter ist, dass auch ein frei herumliegendes Dokument sofort einem Projekt zugeordnet werden kann. Auch hierzu gibt es Erfahrungen mit einfachen Vorgangsweisen, die sich in der Praxis bewährt haben.
Eine ebenso wichtige Voraussetzung für Ordnung ist der durchdachte und systematische Aufbau der Dokumentation, die für alle Begutachtungsfälle dasselbe durchgängige System bieten soll, zugleich aber für ganz kleine bis ganz große Fälle hohe Flexibilität aufweisen muss. Das gesamte System soll wiederum in eine einfache Bürologistik eingebunden werden können und Voraussetzungen für leichte Archivierbarkeit bringen.
