Exzellente Fachkenntnis für sich gesehen reicht nicht aus, man muss sie exzellent ein- und umsetzen können! Das gelingt dann, wenn man nicht bei jedem Gutachtensauftrag aufs Neue nachdenken muss, was denn nun als nächstes zu tun ist, sondern wenn man von Anfang an systematisch vorgehen kann. Systematisches Handeln setzt aber logischerweise voraus, dass ein System der Auftragsabwickung besteht. Wie ein solches System aussehen kann, das die richtigen Schritte zeigt und alle Prüfungen beinhaltet, um die Auftraggeberwünsche exakt zu erfüllen zeigt unser Seminar „Qualitätssicherheit für Sachverständige“.
Man beachte den Wertschöpfungsprozess!
Die Abwicklung eines Begutachtungsauftrages geschieht schrittweise und folgt bestimmten Regeln. Nun ist man aber „in der Hitze des Gefechts“ am Beginn eines Auftrages naturgemäß sehr mit der sachlichen Seite der Gutachtenserstellung befasst, also mit der fachlichen Lösung der Aufgabe – dem „Was“ – und wird daher einer effizienten Abwicklung – dem „Wie“ – eher wenig Beachtung schenken können. Dabei besteht die Gefahr, dass man einzelne Schritte nicht vollständig ausführt, überspringt oder gar übersieht und dabei „leere Kilometer“ abspult, weil zuvor wichtige Dinge nicht beachtet worden sind.
Wenn man sich aber zuvor alle Schritte einmal genau durchdacht und schriftlich festgelegt hat, genügt ein Blick auf den Ablauf und die logische Ordnung wird eingehalten. Das ist auch aus wirtschaftlichen Gründen wichtig, weil der Begutachtungsprozess ja zugleich die wertschöpfende Tätigkeit des Sachverständigen darstellt und jeder unnötige Aufwand mit einem Zeit- und damit auch mit einem Einkommensverlust verbunden ist. Natürlich ist auch die vorhergehende Erstellung eines standardisierten Ablaufes mit Zeitaufwand verbunden, der sich aber erfahrungsgemäß schon nach wenigen Aufträgen mehr als bezahlt gemacht hat.
Sicherheit und Transparenz gewinnen
Der ausgeklügelte und gut dokumentierte Wertschöpfungsprozess bringt aber nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern auch ein gesteigertes Maß an Sicherheit. Denn es werden keine Tätigkeiten vergessen oder übersehen, selbst wenn der Auftrag – wie sehr oft der Fall – in einem sehr knappen Zeitkorsett abgewickelt werden muss. Die Sicherheit wirkt dabei nach außen hin, dem Auftraggeber gegenüber und in das Umfeld des Auftrags, aber auch nach innen: Es beruhigt den Sachverständigen enorm, wenn er weiß, dass alles Erforderliche getan und nichts vergessen worden ist.
Aber das ist noch nicht alles an Vorteilen, die ein standardisierter Ablauf bietet: Im Zuge der schrittweisen Abarbeitung innerhalb eines Systems werden Informationen von außen und von innen in übersichtlicher Weise geordnet und abgelegt, sodass sie in jeder Phase sofort griffbereit sind. Das ist entscheidend wichtig für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Gutachtens. Die Transparenz ist auch ein entscheidender Vorteil dann, wenn relevante Informationen etwa im Laufe einer Gutachtenserörterung schnell bei der Hand sein müssen.
Ständige Verbesserung
Ein gut gegliederter und übersichtlicher Ablauf ist auch die beste Grundlage für nachhaltige Verbesserungen. Erst wenn man genau weiß, an welcher Stelle der Tätigkeit ein Fehler entstanden ist, kann man ihn punktgenau beheben. Eine derartige Maßnahme wirkt sich auf die Arbeit natürlich qualitätssteigernd aus. Macht man solche für sich gesehen kleinen Schritte regelmäßig, wird allmählich ein Niveau an Zuverlässigkeit erricht, das man zuvor nicht für möglich gehalten hätte.
Verbesserungen werden aber nicht nur von innen angestoßen, sondern auch durch Hinweise von außen, insbesondere durch Meldungen von Klienten. Sie sind die wichtigste Quelle für Informationen, denn sie zeigen letztlich, ob die empfangene Leistung die gewünschte Qualität geboten hat. Solche Beurteilungen, die schriftlich oder auch nur mündlich einlangen, müssen vorrangig als Auslöser für Verbesserungsmaßnahmen berücksichtigt werden.
