Über die Vorteile einer Ordnung am Schreibtisch oder besser gesagt eines möglichst leeren Schreibtisches wurde hier schon in einer früheren Folge ausführlich gesprochen. Heute geht es um die Ordnung im Büro ganz allgemein und um unseren Umgang mit schriftlichen Unterlagen im Besonderen. Schnelles Ablegen, schnelles Wiederfinden ist dabei immer noch zentrales Thema, hat sich ja das papierlose Büro allen Prognosen zum Trotz bislang noch nicht durchsetzen können. Jeder hat naturgemäß so seine Erfahrungen im Management der Papierflut, über einige positive soll hier berichtet werden.
Vorausgeschickt werden muss, dass im besprochenen Fall nach ausführlichem Suchen, Testen und Vergleichen von alternativen Ordnungssystemen letztlich immer wieder die Wahl auf den guten alten Ordner mit Ringmechanik gefallen ist. Was noch fehlte, war ein sauberes, einfaches und durchgängiges System der „Ordnung für Ordner“, wenn man so sagen will.
Ordnung für Ordner
Seit vielen Jahren bin ich nun zufriedener Anwender jener Systematik, die eine Autorin namens Edith Stork in ihrem Buch „Bürologistik – Unordnung kostet Geld“ beschrieben hat. Nach diesem Denk- und Ordnungsansatz werden sämtliche Ordner einer der drei Gruppen “A“, “P“ oder “Dok“ zugeordnet. Das klingt simpel und ist es auch. Dem Freiberufler bietet sich damit ein wirkungsvolles Instrument klarer Strukturierung mit nahezu keinem materiellen Aufwand als dem einer geringfügig erweiterten Kennzeichnung der Schilder am Ordnerrücken und einer etwas geänderten Denkweise.
Die drei Ordnergruppen gliedern sich wie folgt:
A steht für Administration
Dazu gehört alles, was mit laufender Administration zu tun hat, also das gesamte Angebots- und Rechnungswesen, die Agenden des Sekretariats mit dem allgemeinen und nicht projektbezogenen Schriftverkehr, der geschäftsbezogene Kontakt mit Ämtern und Behörden etc.
P steht für Projekte
Sämtliche wertschöpfenden Aktionen, also Auftragsabwicklungen zum Beispiel von Planungen, Gutachten, Beratungen etc. sind in jeweiligen Projektordnern zusammengefasst. In den Projektordnern findet sich alles, was irgendwie zum Projekt gehört, so auch etwa Fotodokumentationen, alle Notizen etc. Ein solcher P-Ordner wandert nach Projektabschluss ohne Manipulation in das Archiv.
Dok steht für Dokumente
Natürlich finden sich Dokumente auch in den A- und P-Ordnern, aber gemeint sind hier solche Dokumente, die für die tägliche Arbeit immer wieder herangezogen werden müssen. Ein gutes Beispiel sind etwa Normen und andere Richtlinien, Berechnungsleitfäden, Arbeitshilfen jeglicher Art etc.
In der Praxis zeigt sich, dass wirklich alle im Büro anfallenden Ordner einer dieser Gruppen zugeordnet werden können. Das System ist wie bereits erwähnt einfach einzuführen, verlangt zwar Konsequenz, belohnt aber mit gesteigerter Effizienz durch Vermeidung unnötiger Suchaktionen. Aus Erfahrung kann gesagt werden, dass es letztlich durch seine handfesten Vorteile auch die zuvor härtesten Anhänger einer kreativen Unordnung überzeugt.
Literaturhinweis: Edith Stork, „Logistik im Büro – Unordnung kostet Geld“, erschienen im Beltz-Verlag
