Die beiden Begriffe werden meist im Zusammenhang mit großen Projekten gebraucht, hauptsächlich in der Informationstechnologie zur Beschreibung von Systemen oder in der Entwicklung von Software. Die Begriffe beschreiben ein Werkzeug der Kommunikation, das genaue Abgrenzungen von den Vorgaben des Kunden einerseits und der Umsetzung durch den Lieferanten andererseits ermöglicht. Damit wird dieses Werkzeug aber ganz allgemein auch für den Einsatz in Planungsprojekten interessant, wie am Beispiel von haustechnischen Anlagen gezeigt werden soll.
Manchmal hat der Sachverständige die Aufgabe, in einem Streitfall herauszufinden, was denn tatsächlich Auftrag war und was nicht, was der Kunde verlangt hatte und was der Installateur dann tatsächlich lieferte. Dabei kann sich zeigen, dass Probleme entstanden sind, weil die Vorgaben des Kunden unzureichend waren und er deshalb das nicht bekommen hat, was er eigentlich wollte. Oder der Installateur hat den Auftrag nicht richtig verstanden und etwas gebaut, was so nicht gefordert war. Das Denken in und das Verwenden von Lasten- und Pflichtenheft können hier helfen.
Anwendung in Planungsprojekten
Unter einem Lastenheft verstehe ich hier eine schriftliche Zusammenstellung der Anforderungen und Vorgaben eines Kunden an eine Haustechnikanlage. Meist sind das nur wenige Sätze, Zahlen oder Daten, im Fall einer Heizung beispielsweise der Wunsch nach einer Fußbodenheizung. Bei größeren Bauvorhaben können solche Anforderungen etwa im Fall von Ausstattungslisten einen beträchtlichen Umfang annehmen. Wichtig ist: Im Lastenheft finden sich ausschließlich Vorgaben des Kunden, seines Architekten oder Randbedingungen für die Planung von behördlicher Seite.
Im Pflichtenheft hingegen stellt der Haustechnikplaner das Lastenheft voran (letzteres ist also Teil des Pflichtenhefts) und listet danach in Form einer technischen Beschreibung auf, wie er die Vorgaben umsetzt. Im Fall der Fußbodenheizung etwa wird angegeben, welches System und welche Heizkreistemperaturen vorgesehen sind. Der Umfang des Pflichtenheftes ist wesentlich größer als der des Lastenhefts, weil hier alle Details der geplanten Ausführung festgehalten werden und zwar möglichst in einer Art und Weise, die sie auch für den informierten Laien zumindest weitgehend verständlich machen.
Exzellentes Kommunikationsmittel
Ein Pflichtenheft stellt ein ausgezeichnetes Medium zur Kommunikation nicht nur zwischen Auftraggeber und Planer dar, sondern auch zu allen anderen an der Planung Beteiligten hin. Dabei ist zu beachten, dass sich im Laufe des Planungsprozesses sowohl das Lastenheft als auch in der Folge das Pflichtenheft ändern. Dies weniger deshalb, weil der Auftraggeber andere Wünsche äußert, was natürlich auch vorkommen kann, sondern wegen der zunehmenden Präzisierung im Zuge der Planungsschritte von Vorentwurf bis hin zur Detailplanung. Dazu kann das Pflichtenheft in jedem Abschnitt angepasst und danach an die übrigen Partner verteilt werden.
Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass im Zuge des Planungsfortschrittes vor allem vom Auftraggeber Entscheidungen getroffen werden müssen, die allesamt ihre Zeit benötigen. Das Pflichtenheft hält dem Auftraggeber immer wieder vor Augen, welche Punkte noch offen sind und wo die kritischen Zeit-, Spezifikations- und Kostenelemente liegen. Auch lässt sich in diesem „Dynamischen Pflichtenheft“ stets übersichtlich, nachvollziehbar und transparent die Herkunft von Änderungen nachvollziehen, die eben Auswirkungen auf Termine und Kosten haben können.
Qualitätssicherung durch Verifizieren und Validieren
Der Sinn hinter den beiden sehr bedrohlich klingenden Ausdrücken aus dem Qualitätsmanagement ist recht leicht zu erfassen. Ist die Planung fertiggestellt, geschieht vereinfacht dargestellt das Folgende: Zuerst wird die fertiggestellte Planung vom Planer selbst dahingehend überprüft, ob die Angaben in der technischen Beschreibung tatsächlich so eingehalten und ob auch die hauseigenen Qualitätsvorgaben an die Planung beachtet worden sind. Die Planung wird durch diese Prüfung verifiziert.
Danach prüft man dieselbe Planung daran, ob die im Lastenheft vorgegebenen Anforderungen auch tatsächlich im Sinne des Auftraggebers eingehalten worden sind und – was den Wert der Arbeit für den Auftraggeber sehr steigern kann – ob auch dessen Erwartungen, die im Zuge des Projektablaufes offenkundig geworden sind, eingehalten werden konnten. Durch diese Prüfung wird die Planung validiert.
Es ist einfacher, als es sich liest
All das vorhin Geschilderte klingt vermutlich sehr kompliziert, vielleicht sogar übertrieben pingelig. “Man redet ja sowieso viel in der ganzen Planungsphase miteinander, da wird so viel Schreibarbeit nicht notwendig sein …” Großer Irrtum! Es bringt nicht nur Transparenz und gute Nachvollziehbarkeit in ein Projekt, sondern für den Verfasser auch die Sicherheit, richtig verstanden zu werden und die richtige Leistung zu liefern. Die Methode ist einfach und geht – weil sie sehr praktisch ist – bald in Fleisch und Blut über, wenn man sie einmal ausprobiert hat und sieht, mit welchem Respekt einem gut aufbereiteten Pflichtenheft von allen Planungspartnern begegnet wird. Zahlen, Daten und Fakten auf einem gut aufbereiteten Papier bestätigen zudem eine altbekannte Tatsache: Wer schreibt, der bleibt!
