Es gibt Anlässe, zu denen sich ein Planer oder Sachverständiger in sehr kurzer Zeit einen vollständigen Überblick über haustechnische oder energietechnische Einrichtungen in einem Gebäude verschaffen muss. Dazu ist natürlich ein Ortsaugenschein sinnvoll, insbesondere dann, wenn etwa im Zuge einer Due-Diligence-Prüfung eine Bewertung der Ausführungsqualität und des technischen Zustandes erfolgen soll. Wenn das Objekt im Ausland liegt und für eine Vor-Ort-Begutachtung wenig Zeit zur Verfügung steht, ist jedoch eine Vorab-Information über eine Anlagendokumentation unerlässlich. Leider sind aber …

… ganz allgemein solche Anlagendokumentationen – so sie überhaupt vorhanden sind – sehr oft mangelhaft und nicht wirklich für Informationszwecke brauchbar. Daher sei an dieser Stelle aus der Sicht der Praxis auf Anforderungen an Dokumentationen, aber auch auf häufig auftretende Probleme eingegangen.

Einige grundsätzliche Aspekte:

- Die Unterlagen sollten aktuell und vollständig sein

- Die enthaltenen Angaben sollten nachvollziehbar und nicht widersprüchlich sein

- Der Aufbau und die Zusammenstellung der Unterlagen sollen transparent sein

- Die Beschreibungen (zumindest die Übersichtsangaben) sollen in einfacher, für den informierten Laien verständlicher Sprache gehalten sein

- Datenträger sollten vorliegen oder eine einfache Zugriffsmöglichkeit auf entsprechende Daten sollte gegeben sein

Elemente der Dokumentation:

- Allgemeines (Projektbeteiligte, Ersatzteillieferanten, …)

- Betriebsanleitungen

- Projektvorgaben (Belegungszahlen, Betriebszeiten, Luftwechselraten, Zonen, …)

- Behördenauflagen (Bescheide, Auflagen, …)

- Wartungspläne (Cross-Check-Pläne)

- Technische Beschreibung der Anlagen

- Bestandspläne („as built“)

- Verlegungspläne (Rohrführungen, Fußbodenheizungen)

- Nachweisdokumente (Inbetriebnahmeprotokolle, Ab- und Übernahmen, Mängelbehebungen, …)

- Prüf- und Messprotokolle (Dichtheit, Leistung, Schallemission, …)

- Produktbeschreibungen (Prospekte, Datenblätter, …)

- Wartungspläne (Cross-Check-Pläne, Angaben über Wartungsintervalle)

Häufige Probleme mit Dokumentationen:

- Kein aktueller Planstand: es liegen nur Projektpläne vor, aber keine aktualisierten Bestandspläne nach der Fertigstellung

- Keine systematische Nachführung: Seit der Fertigstellung wurden an den Anlagen Änderungen oder Erweiterungen vorgenommen, die nirgends dokumentiert sind

- Unvollständige Unterlagen: Wichtige Unterlagen fehlen, weil sie einmal entnommen, aber nicht mehr rückgegeben worden sind

- Über Abteilungen verstreute Unterlagen

- Fehlende Zuständigkeit für die Dokumentation: eine klare Verantwortung liegt nicht vor, niemand kümmert sich darum

- Keine professionelle Übergabe der Anlagen: zur Übernahme oder Abnahme der Anlage gehört auch eine Übernahme der aktuellen Dokumentation

- Keine Relevanz: die Dokumentation enthält sehr viel Papier, mit dem in der Praxis nichts anzufangen ist, die wirklich nötigen Dinge fehlen

- Personenbezogenes, nicht dokumentiertes Wissen: schriftlich liegt fast nichts vor, alle Informationen sind in den Köpfen des betreuenden Personals. Wenn letzteres gerade nicht da ist oder in Pension geht, ist das Wissen weg

Fazit

Eine gute Anlagendokumentation ist für die Betreuung von haus- und energietechnischen Einrichtungen ein absolutes Muss, dem schon vor Errichtung der Anlage, also bei der Planung, gebührendes Augenmerk geschenkt zu werden hat, ebenso bei der Übergabe der Anlage und beim laufenden Betrieb derselben.

Noch zu wenig beachtet wird aber der weitere Nutzen einer guten Dokumentation: er liegt in der Tatsache, dass sie die Sorgfalt des Betreibers widerspiegelt und wegen ihres Informationswertes den Wert der Anlagen und damit auch des gesamten Gebäudes erhöhen kann.