Morgens am aufgeräumten Arbeitsplatz den Computer starten (wie links im Bild) ist eine der Qualitäten, die eine gute Büroorganisation mit sich bringt. Es ist schier unglaublich, wie sehr einige wenige Maßnahmen die Arbeitsumgebung aufwerten und den Arbeitsfluss verbessern können. Ein ausgezeichneter Weg zum effizienten Arbeitsplatz führt meines Erachtens über die 5-S-Methode, die ihren Ursprung in Japan hat: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke verhelfen zu besserer Organisation einer Büroumgebung und damit zu exzellenter Übersicht, die Freude macht und in höherer Produktivität mündet.

Jetzt aber keine (Ja-)Panik, findige Köpfe haben die fünf Begriffe für uns bereits ins Deutsche übersetzt …

Die 5-S-Methode gliedert sich in folgende Schritte:

1. Sortieren

-          Nicht benötigte Gegenstände und Arbeitsmittel (Ordner, Papier, Dateien etc.) wer­den aussortiert und eliminiert

-          Unnötiges Mobiliar wird beseitigt (z. B. geleerte Regale)

2. Systematisieren

-          Verbleibende Dinge so anordnen, dass rasch auf sie zugegriffen werden kann (auf häufig benötigte Dokumente und Arbeitsmittel am schnellsten)

-          Visuelle Hilfsmittel verwenden („Shadowboards“, Markierungen)

-          Ergonomische Organisation des Arbeitsplatzes

3. Sauberkeit

-          Arbeitsmittel funktionsfähig erhalten (Eigenverantwortung stärken, aber nicht Arbeit des Reinigungsteams übernehmen)

4. Standardisieren

-          z. B. Einheitliche Ordnersysteme, Formulare etc. (siehe QM-System)

5. Selbstdisziplin (und ständige Verbesserung)

-          Einhalten der Standards

-          z. B. Checkliste für Arbeitsplatz

-          Maßnahmen zur ständigen Verbesserung

Auswirkung der 5-S-Methode:

-          Einsparung bis zu 25% der nicht wertschöpfenden Zeit

Anregung:

-          Methode auch auf Festplatte der Computer anwenden zur Beseitigung von unnötigen Datenbeständen und zur sinnvollen Anordnung von Dateien.

Persönliche Anmerkungen:

-          Wichtigste Erkenntnis: Unterscheide zwischen Arbeits- und Ablageflächen. Meinen bisher überladenen Schreibtisch halte ich seither weitgehend frei.

-          Tipp: Arbeitsplatz vorher und nachher fotografieren

Quellen für obigen Text und zum Weiterlesen empfohlen:

-          Pfeil, „Kaizen® im Büro“, Norderstedt 2009

-          Kurz, „Für immer aufgeräumt“, Gabal 2007

-          Kamiske, „Handbuch für QM-Methoden“, Hanser 2012